Obszary zastosowań współpracy on-line

Współpraca z wykorzystaniem sieciowych narzędzi może się odbywać w różnych obszarach. Pracując nad odmiennymi tematycznie i celowo projektami, można korzystać z podobnych zestawów narzędzi. To od nas zależy, na co się zdecydujemy. Warto jednak pamiętać, by nie mnożyć bytów i by dobór narzędzi i usług był przez nas gruntownie przemyślany, a czasem nawet przedyskutowany w zespole. Nie wszyscy mają te same preferencje i umiejętność obsługi interfejsów. Nie każdy w zespole musi znać te same aplikacje usprawniające pracę. Jeśli zamierzacie zdecydować się na skorzystanie z narzędzi, które nie są znane zespołowi, dobrze samemu je wcześniej przetestować. A jeśli dobrze znacie tę technologię, można spróbować wykorzystać ją w zespole, w którym zamierzamy pracować. Na przykład zafascynowała was platforma do zarządzania projektem. Zamierzacie przyporządkowywać w niej zadania poszczególnym osobom, ustawić kalendarz realizacji kolejnych celów, chcecie gromadzić pliki i może nawet współpracować za pomocą sieci. Narzędzie sprawdziło się w waszym poprzednim projekcie lub miejscu pracy. Może się jednak okazać, że nowi współpracownicy nigdy z niego nie korzystali. Co więcej, uczenie się obsługi i odkrywanie nowych funkcjonalności zaburza proces współpracy i wymiany informacji. Ktoś opanował system lepiej, inny gorzej. Część z osób nie logowała się albo nie ustawiła na przykład powiadomień o nowych zadaniach przesyłanych mailowo. Może się okazać, że wszyscy marzą o powrocie do kilku narzędzi, które znali i które w zupełności im wystarczały. Natomiast ambicje szefa projektu wprowadziły nerwową atmosferę, brak porozumienia i zakłóciły komunikację.

Korzystajcie z narzędzi, które znacie, a jeśli zamierzacie wprowadzać nowości, spróbujcie najpierw je samodzielnie poznać. Następnie przedyskutujcie wasz wybór z zespołem, proponując ewentualne alternatywy. Można w ten sposób uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Możliwe również, że ktoś z współpracowników zna narzędzia, które świetnie nadadzą się do wspólnej pracy. W rodziale przedstawiono wybór obszarów, w których stosowanie narzędzi sieciowej współpracy może być nie tylko przydatne, ale także przyczynić się do lepszej jakości pracy, mobilizowania osób do określonych działań i wielu innych pozytywnych efektów.

Dane w chmurze

Przechowywanie plików w chmurze pozwala na dostęp do danych z różnych urządzeń, a także umożliwia łatwe udostępnianie ich współpracownikom. Warto rozważyć korzystanie z darmowych rozwiązań o ograniczonej objętości gromadzonych plików lub komercyjnych, przy których konieczne jest uiszczenie opłaty miesięcznej lub rocznej, i dzięki temu zbudować własną chmurę w oparciu na dostępnych w sieci darmowym lub płatnym oprogramowaniu. Budowanie chmury wymaga na pewno większych umiejętności i być może osoby, która zajęłaby się obsługą serwera plików.

Wybrane narzędzia to między innymi:

Zarządzanie projektem

Do zarządzania projektem można wykorzystać dedykowaną platformę lub zbudować zestaw narzędzi, które pozwolą na: sprawną komunikację z zespołem, podział zadań, informowanie o ich realizacji oraz gromadzenie informacji i tworzenie bazy wiedzy. Wymiana informacji powinna być przejrzysta – warto skorzystać z prostego w obsłudze narzędzia do komunikacji grupowej i zdecydować, jak kontaktować się z pojedynczymi osobami. Systemy pozwalające na sprawdzenie, czy wiadomość dotarła, mogą być w niektórych projektach bardzo istotne. Zanim jednak zdecydujecie się na przykład na serwis społecznościowy jako platformę komunikacji (wybór wynika z określonych potrzeb potrzeb), warto przeczytać regulamin usługi. Narzędzia służące do zarządzania projektem i komunikacji z zespołem mogą być także przydatne w usprawnianiu komunikacji wewnętrznej. Odejście od poczty elektronicznej na rzecz innych narzędzi może okazać się bardzo owocne, ale w niektórych przypadkach utrudnić wymianę informacji.

Oto przykłady narzędzi służących do zarządzania projektami:

  • Asana (https://asana.com) – to narzędzie do zarządzania projektami grupowymi;
  • Open Project (https://www.openproject.org) – to rozwiązanie typu open source i self-hosted do zarządzania projektami;
  • Slack (https://slack.com) – to komunikator do zarządzania projektami bazujący na czatach i integracji narzędzi takich jak Google Dokumenty, Basecamp, Twitter itp. Przydaje się w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej (w instytucji, organizacji itd.);
  • Only Office (https://www.onlyoffice.com/) – służy do pracy grupowej nad dokumentami, open source i self-hosted; alternatywa dla Google Dokumentów. W przeciwieństwie do padów stara się zapewnić wszystkie funkcje pakietu biurowego. Odpowiedni do wdrożenia raczej dla instytucji niż dla indywidualnego użytkownika;
  • Wunderlist (https://www.wunderlist.com) – narzędzie do tworzenia list zadań i rzeczy. Listy można udostępniać, a elementy na nich umieszczone komentować i oznaczać jako zakończone, zakupione itp.

Generowanie pomysłów, idei oraz kreowanie innowacji

W tym wypadku przydadzą się narzędzia do dzielenia się notatkami (zarówno tekstowymi, jak i w innych formatach medialnych), proste sieciowe edytory tekstu pozwalające na wspólne pisanie, listy zadań do wykonania (w ten sposób również można gromadzić pomysły i zarządzać nimi we wstępnej fazie pracy nad projektem) oraz narzędzia do tworzenia map myśli. Wybierając narzędzie, warto określić preferencje grupy. Nie wszyscy potrzebują wizualnego przedstawiania powiązań i kategoryzowania haseł, niektórzy będą dobrze czuli się, wymieniając jedynie propozycje i zapisując je na wspólnej tablicy lub liście.

Oto narzędzia służące do gromadzenia pomysłów i idei:

  • Canvanizer (https://canvanizer.com/) – cyfrowa wersja narzędzia do grupowego opracowywania biznesplanów itp. oraz do prowadzenia burzy mózgów;
  • Datawrapper (https://datawrapper.de/) – narzędzie do wizualizacji danych liczbowych (nie infografik);
  • Mindomo (https://www.mindomo.com), Coggle (https://coggle.it) – sieciowe narzędzia do tworzenia map myśli. Umożliwiają zapraszanie współtwórców;
  • Prezi (https://prezi.com) – narzędzie do tworzenia prezentacji, również w trakcie jednoczesnej pracy kilku osób nad tym samym plikiem.

Praca grupowa nad dokumentami

Przygotowywanie dokumentów w synchroniczny sposób, kiedy część lub wszyscy członkowie zespołu edytują jeden dokument, początkowo może być problematyczne. Bez podziału zadań i określenia zasad współpracy oraz upewnienia się, jak działa archiwizowanie kolejnych wersji dokumentu, trudno będzie rozpocząć pracę i utrzymać spokój w jej trakcie. Wybór narzędzia powinien zależeć od potrzeb. Szybkie pisanie notatki lub zebranie pomysłów to nie to samo co żmudna, wielogodzinna lub trwająca tygodnie czy miesiące praca nad większym dokumentem. Nie można zapominać o tworzeniu kopii, nawet jeśli praca trwała krótko. Najlepsze pomysły mogą się pojawić w każdej chwili, a dodatków może być trudno na nowo zaangażować zespół, jeśli utrata danych wprowadziła nerwowy nastrój lub zepsuła pozytywne nastawienie do wspólnej pracy.

Oto narzędzia pozwalające na wspólną pracę nad plikami:

  • Titanpad (https://titanpad.com) – przedstawiciel dużej rodziny tzw. padów. Domyślnie dokumenty są dostępne publicznie, jednak łatwo można tworzyć unikatowe adresy, dostępne głównie dla zaproszonych osób. Prosty edytor tekstu do kolektywnego pisania;
  • Google Dokumenty (http://docs.google.com) – wraz z Google Dyskiem to potężne narzędzie pozwalające na gromadzenie przygotowanych z jego użyciem plików, ich eksport oraz przede wszystkim umożliwia współtworzenie tekstów, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych.

Konsultacje społeczne lub z odbiorcami oraz zbieranie opinii i platforma komunikacji

Sieciowe narzędzia współpracy mogą być wykorzystane do kontaktowania się z osobami, które nie tworzą projektowego lub pracowniczego zespołu. Z ich pomocą można prowadzić w internecie konsultacje społeczne różnorodnych pomysłów i inicjatyw, kontaktować się z osobami, do których kierujemy swoją ofertę (edukacyjną, kulturalną itd.). Narzędzia internetowe pozwalają na zbieranie opinii oraz umożliwiają komunikację osób zainteresowanych projektami. Można dzięki temu zbierać pomysły i opinie od osób, które nie są bezpośrednio zaangażowane w nasze działania.

Oto niektóre narzędzia służące do planowania spotkań zespołu:

  • Doodle (http://doodle.com/pl/) – narzędzie do planowania spotkań i znajdowania pasujących większości grupy terminów;
  • Formularze Google (https://www.google.pl/intl/pl/forms/about/) – narzędzie do zbierania i porządkowania informacji, za jego pomocą można tworzyć sieciowe ankiety i gromadzić wyniki.

Wspólne uczenie się (kilkuosobowe inicjatywy)

W wypadku oddolnych grup samokształceniowych na pewno przydatne okażą się darmowe, sieciowe oferty usługodawców lub narzędzia do zainstalowania na serwerze, które nie wymagają zbyt dużych opłat. Warto myśleć o kosztach, zwłaszcza gdy grupa nie ma charakteru trwałej inicjatywy i opiera się na dobrowolnym zaangażowaniu członków, od czasu do czasu udzielających się w projekcie czy na platformie wymiany pomysłów i wiedzy. Warto wyznaczyć administratorów lub moderatorów i określić zasady korzystania ze wspólnych kanałów komunikowania. Ułatwi to rozwiązywanie ewentualnych sporów.

Oto niektóre platformy służące do komunikacji między członkami grupy:

  • Facebook, Twitter, Ask.fm, Instagram, Snapchat – to serwisy społecznościowe o różnych możliwościach współdzielenia treści, interakcji, udostępniania, komunikacji pomiędzy użytkownikami;
  • poczta elektroniczna, fora dyskusyjne, listy dyskusyjne – stare, ale wciąż przydatne narzędzia do wspólnej komunikacji;
  • Feedly (https://feedly.com/) – narzędzie do gromadzenia kanałów RSS i zarządzania subskrybowanymi informacjami. Funkcjonuje w chmurze i synchronizuje stan konta z informacjami pochodzącymi z różnych urządzeń;
  • Evernote (https://evernote.com/intl/pl/), notatki w systemach operacyjnych Apple,
  • OneNote (https://www.onenote.com) – narzędzia do gromadzenia notatek w chmurze, synchronizujących się pomiędzy urządzeniami. Niektóre z tego typu narzędzi – jak Evernote – pozwalają na współdzielenie folderów i komunikację pomiędzy użytkownikami;
  • Blogger (https://www.blogger.com/) – narzędzie do blogowania, dane przechowuje się w chmurze, istnieje możliwość współpracy z wieloma osobami przy zarządzaniu jednym blogiem;
  • Skype (http://www.skype.com/pl/), Google Hangouts (https://hangouts.google.com), Face Time (od Apple) – narzędzia do komunikacji głosowej i wideo.

Tworzenie własnych systemów

Osoby mające odpowiednie umiejętności, czas, a czasami nieznaczny budżet mogą się pokusić o stworzenie własnej platformy komunikacji, aplikacji ułatwiającej komunikację w grupie, zbieranie danych lub inne działania potrzebne podczas wspólnej pracy. Tworzenie od początku może rodzić jednak wiele problemów. Jeśli czas na przygotowanie narzędzia, które miałoby być kluczowe dla wspólnej pracy, będzie zbyt długi, zespół może stracić zainteresowanie pracą. Zwłaszcza jeśli za oddolną pracą nad oprogramowaniem miałaby iść oddolnie tworzona grupa entuzjastów. Oparcie się na znanych i sprawdzonych rozwiązaniach ułatwia wymianę informacji, gromadzenie danych i codzienną, bieżącą komunikację.