Razem ale osobno. Możliwości wspólnej pracy w internecie

Wspólne gromadzenie treści daje podstawę do wspólnego uczenia się. Możemy już nie tylko korzystać z dostępnych zasobów sieciowych, ale też tworzyć bazy wiedzy, dostępne z wielorakich komunikatorów na różnych poziomach: odczytu, komentowania i edytowania. Mamy także możliwość uzupełniania bazy i usuwania treści nieistotnych bądź szeregowania ich w odpowiednie kategorie, działy, foldery itp. lub tworzenia równolegle do kategorii albo ich zastępowania, luźną, modyfikowalną siecią tagów opisujących zasoby. Bazowanie na wspólnych materiałach połączone z dostępem do grupowych kanałów komunikowania pozwala na bieżącą wymianę informacji, pomysłów i uwag, a także na uczenie się w ramach dyskusji na temat dotychczasowych osiągnięć i planów do zrealizowania.

Komunikatory pozwalają na szybki kontakt pomiędzy uczestnikami zespołu, a także umożliwiają odezwanie się do osoby koordynującej (np. nauczyciela, animatora) lub skonsultowanie ze wspierającym ekspertem. Komunikacja nie zawsze musi mieć charakter synchroniczny, istotna jest możliwość na przykład szybkiego wysłania pytania i ewentualnego oczekiwania na odpowiedź. Działanie grupowe daje edukacyjne korzyści nie tylko na etapie wspólnego pisania, tworzenia prezentacji czy gromadzenia notatek (tekstowych, zdjęciowych, audio i wideo), ale też w początkowym etapie generowania i strukturyzowania pomysłów. Skorzystanie z narzędzia do tworzenia map myśli, do którego mają dostęp wszyscy uczestnicy, daje możliwość odwoływania się do wspólnej mapy, a także jej zbiorowego budowania, na przykład z podziałem na części koordynowane przez różne osoby lub w ramach kooperacji i wzajemnego usprawniania tworzonego materiału. Podobnie z notatkami, opisami działań, slajdami prezentacji czy nawet multimedialnym materiałem promocyjnym (dzieląc się na zespoły odpowiedzialne za poszczególne części, media składowe i skład całości).

• korzystamy z zasobów sieci, na przykład dzieląc się rolami przy wyszukiwaniu informacji lub przygotowywaniu materiałów do prezentacji, wystąpienia, wpisu blogowego, wspólnego poradnika lub innego materiału;
• wspólnie poszerzamy wiedzę i wymieniamy informacjami – korzystamy z komunikatorów, kanałów w serwisach społecznościowych, narzędzi do publikacji;
• kolektywnie tworzymy bazy wiedzy, dostępnej z różnych urządzeń. Budujemy chmurę zespołu na podstawie narzędzi zewnętrznych lub lokalnie tworzonych baz danych – w zależności od potrzeb w zakresie bezpieczeństwa, niemożności korzystania z serwisów zewnętrznych, potrzeb w zakresie ochrony własnych danych lub umiejętności informatycznych;
• mamy możliwość szybkiego kontaktu z zespołem, animatorem, nauczycielem, co pozwala na sprawne podejmowanie decyzji, reagowanie na niespodziewane sytuacje i korzystanie z porad osób bardziej doświadczonych lub na kontakt z osobami zajmującymi się innymi zadaniami i dzięki temu koordynowanie pracy;
• mamy dostęp do narzędzi ułatwiających generowanie i strukturyzowanie pomysłów (np. mapy myśli), wspólne pisanie (edytory sieciowe), tworzenie notatek dostępnych dla całego zespołu;
• dokumentujemy historię współpracy – za pomocą narzędzi cyfrowych zapamiętujemy kolejność kroków w postaci tworzenia kopii kolejnych wersji projektu, zasobów cyfrowych, tworzonych dokumentów lub w postaci historii edycji plików w narzędziach sieciowych. Pozwala to nie tylko na odtworzenie procesu powstawania treści, ale także na realizację kolejnych zadań, zmian projektu ze względu na różnorodne czynniki i porównywanie ze sobą wersji treści, sprawdzanie, kto był odpowiedzialny za określone decyzje.

Wspólne tworzenie dokumentów, baz danych i wymiana informacji wiążą się ze znoszeniem fizycznych ograniczeń podczas korzystania z sieciowych narzędzi współpracy. Treści mogą być dostępne dla wszystkich bez względu na to, skąd chcą się połączyć, i na moment, w którym chcą skorzystać z materiałów. Nie chodzi już tylko o przebywanie w domu i korzystanie z treści na serwerze naszej instytucji bądź w zbudowanej chmurze, ale i o możliwość dostępu poprzez urządzenia mobilne w trakcie przemieszczania się. Tym samym praca z materiałami oraz kontaktowanie się z członkami zespołu możliwe są również z różnych miejsc i w różnym czasie. Powstaje możliwość asynchronicznego działania – kiedy śpisz, twój współpracownik może akurat pracować – oraz synchronicznego dostępu de facto twarzą w twarz z wykorzystaniem na przykład telekonferencji i kontaktu osób przebywających w różnych częściach świata. W wielu wypadkach znosi to ograniczenia związane z wykorzystywanym miejscem. Często nie potrzebujemy biura, ponieważ ma ono charakter wirtualny – jest miejscem, które tworzy się w momencie połączenia wideo lub dźwiękowego różnych osób w tym samym czasie. Daje to także możliwość jednoczesnego funkcjonowania w kilku roboczych zespołach. Mogę prowadzić kilka projektów lub współpracować z kilkoma organizacjami, nie ruszając się z domu lub przemieszczając się, o ile mam mobilny dostęp do sieci. Pozwala to na przebywanie z różnymi ludźmi i korzystanie z różnych materiałów w krótkim czasie bez konieczności udawania się w określone miejsca, co zabierałoby czasami mnóstwo godzin i wiązałoby się z utrudnieniami związanymi z podróżowaniem.

Czas wiąże się także z wpisywaniem zaplanowanych terminów i konkretnych zadań do kalendarza. Sieciowe narzędzia pozwalają na dostęp do kalendarza wszystkim współpracującym osobom, a także nadawanie im uprawnień związanych z dodawaniem nowych terminów. Podobnie funkcjonują aplikacje do zarządzania listami zadań. Nie tylko można wspólnie tworzyć takie listy, ale również oznaczać ukończone zadania, używając różnych urządzeń. Synchronizowanie przez chmurę pozwala na szybsze informowanie innych, jakie zadanie zostało ukończone, a co jest jeszcze do zrobienia. W podobny sposób można w sieci decydować o ustalaniu wspólnych spotkań – zarówno sieciowych, jak i w rzeczywistości niezapośredniczonej medialnie. Wybór spośród kilku zaproponowanych terminów pozwala na szybką orientację, kto i kiedy może wziąć udział w spotkaniu lub realizowaniu określonego zadania.

• treści i istotne informacje dotyczące projektu są dostępne dla wszystkich, bez względu na ich lokalizację i czas dostępu. Możliwość skorzystania z określonych zasobów, a także dodawania nowych informacji dotyczących projektu może być zróżnicowana ze względu na uprawnienia członków zespołu;
• można pracować z różnych lokalizacji i w różnym czasie. Dotyczy to zarówno planowania, przygotowywania określonych części materiałów ze względu na przydział zadań, jak i pracy przy otwartym dostępie, z możliwością wprowadzania poprawek przez cały zespół;
• praca może być dostosowana do możliwości czasowych uczestników. Można działać synchronicznie i asynchronicznie, w zależności od wstępnych ustaleń, bieżących potrzeb i ze względu na specyfikę realizowanych zadań;
• to ograniczenie do minimum konieczności korzystania z fizycznych miejsc. Można zrezygnować z podróży do siedziby organizacji, instytucji i skorzystać na przykład z wideokonferencji, grupowej rozmowy telefonicznej przez sieć czy wspólnego czatu (także w kolektywnie edytowanym dokumencie);
• istnieje możliwość funkcjonowania w kilku różnych grupach zadaniowych jednocześnie. Co prawda jest to niemożliwe przy synchronicznym trybie pracy, ale odpowiednie dostosowanie metod, podziału czasu i narzędzi ułatwia przechodzenie od zadań jednego projektu do obowiązków w innym;
• wspólne kalendarze i zsynchronizowane listy zadań pozwalają całemu zespołowi na bieżąco informować o postępach, ale również aktualizować informacje o zadaniach do zrealizowania;
• narzędzia sieciowe umożliwiają szybkie i łatwe ustalanie terminów wspólnych spotkań – zarówno w przestrzeni fizycznej, jak i podczas telekonferencji, czatów, wspólnej pracy w dokumencie.

Wspólna praca może być oparta na współdzielonych zasobach. Można wyróżnić kilka opcji korzystania przez zespół ze zgromadzonych, z wytworzonych lub aktualnie kreowanych przez grupę treści. Pierwszy to wspólne zarządzanie kanałami komunikacji zewnętrznej. Możemy razem prowadzić blog, na którym informujemy o naszej pracy, prezentujemy efekty cząstkowe, gromadzimy materiały istotne dla dalszych działań, a także dla naszych odbiorców. Podobnie możemy korzystać na przykład z prowadzonego fanpejdża lub grupy na Facebooku, profilu ze zdjęciami w Instagramie, kanału na Twitterze, Ask.fm czy Snapchacie. Druga opcja to możliwość wspólnego tworzenia dokumentów z różnych urządzeń i lokalizacji. Decydując się na usługi działające w chmurze, możemy, korzystając z odpowiednich aplikacji, pracować z wykorzystaniem laptopów, smartfonów czy tabletów. Możemy gromadzić notatki lub edytować dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne lub prezentacje. Chmura daje również możliwość udostępniania wszystkim współpracownikom treści. Nie zawsze muszą one być edytowalne. Można jednak za pomocą różnych urządzeń mieć wgląd do gromadzonych zasobów.

• można wspólnie zarządzać kanałami komunikacji zewnętrznej (np. blog, kanały w serwisach społecznościowych). Istotne jest, by już na początku określić uprawnienia, jeśli zarządzanie ma mieć charakter hierarchiczny (ktoś może usuwać zasoby, ktoś je edytować, ktoś ma tylko wgląd do treści innych i dodaje, ale np. nie może usuwać własnych treści), lub określić swobodny dostęp i pełne prawa dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu unikniemy sporów w przypadku modyfikacji, usuwania plików itp. Przydatne mogą się okazać kanały komunikacji pozwalające na tworzenie historii edycji;
• istnieje możliwość wspólnego tworzenia dokumentów z różnych urządzeń i lokalizacji, dodawania plików do bazy, ich opisywania. Pozwala to na szybkie gromadzenie zasobów, nawet jeśli trzeba je następnie przefiltrować i usunąć zbędne materiały, odnośniki itp. (łatwo dostępnym miejscem na wrzucanie treści do oceny może być np. grupa na Facebooku – każdy materiał może być skomentowany, polubiony i w efekcie oceniony jako wartościowy lub nie przez grupę);
• dostęp do treści dla wszystkich współpracowników może się odbywać na różnych poziomach, w zależności od podziału obowiązków (np. koordynatorzy mogą mieć więcej uprawnień niż wykonawcy), lub zmieniać się co jakiś czas, tak by różne osoby zajmowały się kolejnymi odcinkami pracy lub wymieniały nawzajem uwagami na temat swoich dokonań;
• w zależności od ustaleń istnieje możliwość bazowania na dotychczasowej pracy zespołu i tworzenia nowych wersji, modyfikowania części materiałów, aktualizowania ich lub wykorzystywania fragmentów pracy w nowych projektach i zadaniach;
• korzystanie z sieciowych narzędzi pozwala na szybkie przetwarzanie treści stworzonych przez zespół, łatwe wprowadzanie poprawek i aktualizowanie zasobów oraz wymianę informacji na ich temat.